O Custo Invisível dos Relatórios Zumbis

Um dos assuntos que muito me fascina é a organização de informações e sua estruturação para poderem não apenas ser recuperadas, mas utilizadas de maneira adequada, gerando benefícios para a gestão das empresas.

Vemos diversos sistemas focados na armazenagem de dados, e diversas tentativas de extrair algo útil a partir deles. Quantos dashboards, relatórios, etc. são gerados, de forma periódica, e perdem seu sentido? Informações que deveriam endereçar uma situação pontual que se tornam um processo recorrente, permanente. Após alguns meses, ninguém mais sabe a razão pela qual aquela informação continua a ser enviada aos executivos.

A informação foi útil; já não o é mais. Ainda assim, o processo consome o tempo de cinco pessoas: o analista que gera o relatório, o coordenador que revisa, o gerente que envia, o superintendente que valida, até que chega ao diretor e esse aperte “DEL” para apagar a mensagem que não faz mais sentido para ele. Isso quando não há múltiplas pessoas de cada nível envolvidas no processo.

“Mas a geração é automática!” Excelente. Consumimos recursos computacionais para algo que ninguém mais lê, nem mesmo o analista. Mas o relatório está lá, mantido para que, se um dia surgir algum problema, seja possível dizer que todos foram informados e a área responsável se considere “protegida” por fazer a sua parte. Só que ninguém fez nada. Houve um broadcast, mas ninguém recebeu o sinal. Não houve comunicação.

A informação deve ser desenhada para atender as necessidades do momento e constantemente revisada, evitando a alocação de recursos desnecessários em processos obsoletos ou, pior, em versões defasadas que gerem divergências de informação onde não se sabe mais o que é o correto.

Para evitar esse cenário, a arquitetura deve ser inteligente: os dados precisam ser armazenados de forma que possam ser utilizados em diferentes formatos, momentos, e ferramentas. Por isso, devem ser mantidos o mais próximo possível de seu formato original. Em algum momento haverá agregações e otimizações, mas o custo do dado não utilizado se acumula e se perpetua se não houver depuração e tratamento adequados.

Parte da disciplina de inteligência de dados é justamente avaliar o grau de confiança, definir a fonte autoritativa da informação, preparar a armazenagem, a consolidação, e todo o ciclo de vida desse ativo, permitindo o acesso controlado ao que é necessário para cada ator — incluindo, hoje, sistemas de Inteligência Artificial.

Ter dados desencontrados, com critérios distintos espalhados pela organização, pode ser pior do que não ter dado algum, pois decisões críticas acabam sendo tomadas com base em dados não confiáveis.

A gestão da informação, portanto, não é um modismo. É uma disciplina viva que visa otimizar processos, mitigar riscos operacionais e garantir a única base analítica capaz de suportar decisões estratégicas seguras.

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