Muito tempo ou pouco tempo?

Hoje em dia é comum escutarmos as pessoas reclamando da falta de tempo. Sempre há coisas demais a serem feitas e tempo de menos para fazê-las.

Entretanto, algo que parece ser muito mais comum é a falta de conhecimento sobre como usar o tempo disponível.

Algumas vezes o excesso de tempo para fazer algo é o que faz com que esse algo seja mal feito ou atrase. Afinal, pensamos, por quê começar agora se só leva duas semanas para fazer e ainda faltam 3 meses para o prazo máximo vencer?

Em minhas reuniões com gestores e empregados, noto que há a intenção de gerenciar melhor prazos, atividades que precisam desenvolver, projetos, etc. Mas nem sempre sabem usar as ferramentas de que dispõem.

Para um bom gerenciamento não são necessárias caríssimas ferramentas ou planilhas cheias de detalhes. O processo é muito mais simples e exige "apenas" disciplina.

Vou abordar uma série de conceitos que, se houver demanda, posso detalhar um pouco mais e em futuros artigos.

Dito isso, comecemos, então, com as duas ferramentas mais básicas: a lista e o calendário.

Para nos organizarmos, precisamos saber o que há para fazer. Criar uma lista, inicialmente sem ordem ou preocupação com detalhes, resolve esse problema.

O segundo passo envolve a priorização de atividades - que pode ser feita de diversas maneiras diferentes -, e a ordenação da lista de modo que a atividade mais importante seja a primeira.

Finalmente, colocamos as atividades no calendário, espaçadas umas das outras de acordo com o tempo que levam para serem realizadas.

Aqui vai uma primeira dica que sempre passo quando falo sobre tempo: seu dia tem 24h e seu trabalho ocupa 8h, mas seu planejamento deve ser para no máximo 6h.

Só isso? Só isso. Todos enfrentamos imprevistos, questões de última hora que apresentam alguma urgência,  etc. Se sobrar tempo, você pode adiantar algumas atividades do próximo dia. Ou investir em melhoria de processos, treinamento, revisão de documentos, ou outras atividades que acabaram tendo menor prioridade na lista mas que são rápidas para terminar.

E o conceito é apenas esse. Listar todas as atividades e colocar no calendário data e horário para inicia-las.

Com isso, não faltará tempo e quando houver muito tempo, você não o desperdiçará como é comum acontecer.