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Fazendo as coisas acontecerem - Gestão de tempo

Recebemos solicitações das maneiras mais diversas possíveis e que possuem complexidades, tempos de realização, prioridades diferentes.

A melhor técnica que funciona para mim é a técnica de "fazer as coisas acontecerem" (getting things done - GTD), descrita pelo David Allen.

A técnica em si é bastante simples e se encaixa bem com o artigo anterior. O objetivo principal da técnica é fazer com que você não tenha tudo apenas na memória e que consiga, assim, analisar e comparar coisas sem esquecer nenhuma delas.

Primeiro criamos alguns possíveis destinos para aquilo que recebemos como demanda.

Vamos começar pela mais simples: deletar.

Se a informação recebida não servirá para referência futura e não exige nenhuma ação sua ou de outra pessoa, então após analisá-la apague a informação ou jogue-a no lixo.

São exemplos desse tipo de informação malas diretas, informativos e quaisquer outras informações facilmente encontráveis.

Pronto. Removida a informação, você não tem mais que se preocupar com ela. Não há mais nada a fazer - a não ser passar para a próxima demanda.

O segundo tipo de ação simples de tomar é arquivar.

No meio corporativo recebe-se muitas informações com procedimentos, instruções para realizar tarefas, informes de desempenho e/ou qualidade, etc. que serão consultados futuramente.

É comum, também, que tais informes não exijam nenhuma ação imediata (alguns devem ser repassados, o que cai em uma próxima categoria de ações, mas acalme-se que já chego lá! ). A ação a tomar é simplesmente arquivar a informação.

Você pode usar qualquer sistema que quiser, mas precisa ser capaz de encontrar rapidamente a informação arquivada, senão o arquivamento é inútil. Falarei sobre isso no futuro.

Arquivada a informação, o que você poderia fazer com essa demanda de tempo acabou. Você está livre para agir sobre o próximo item de sua lista de demandas.

O próximo item em nossa escala de complexidade é o agir imediatamente.

Se a demanda toma poucos minutos - até 5 ou 10 minutos, depende de você o limite -, não vale a pena deixá-la para depois. Aja imediatamente sobre ela.

Aqui encaixam-se os informa mencionados acima que exigem repasse para outras pessoas.

Aprovar ou negar algumas solicitações, responder a um pedido de reunião, fornecer uma informação que você já possui ou sabe são outros exemplos de demandas que podem ser resolvidas imediatamente e assim removidas da lista de coisas a fazer.

Quando o tempo necessário é maior, partimos para o agendamento de tempo para a realização da atividade.

Minha recomendação é agendar horários de início e término. Algumas pessoas agendam apenas o início. Você escolhe o que funciona melhor. Eu creio que definir início e fim me permite um melhor planejamento já que eu preciso olhar apenas a minha agenda para saber quando estarei livre ou quanto tempo alguma atividade vai exigir de mim em uma data específica.

Agendada a atividade, você está novamente livre até o horário de agir de algum agendamento qualquer ou até receber sua próxima demanda.

Exemplos clássicos são reuniões, visitas a clientes ou fornecedores e eventos. Exemplos mais comuns são atividades com hora marcada para começar, atividades de projetos e etapas de uma obra.

Parte de uma organização eficiente inclui planejar quando delegar a realização de algo a outra pessoa.

Existem vários passos dependendo da frequência e do tipo de atividade sendo delegada. É o processo mais complexo operacionalmente, mas para os fins deste artigo em particular, você repassa a atividade e agenda os próximos contatos para verificar o andamento da tarefa de forma que a mesma seja cumprida no prazo. Esses acompanhamentos são comumente chamados de follow up.

Com isso você desdobra algo que tomaria muito tempo ou que você não conseguiria fazer sozinho em diversas ações menores de acompanhamento, criando tempo livre entre os acompanhamentos para outras atividades.

Se você não fizer acompanhamentos, você não está delegando. Na maioria dos casos.

Novamente, os processos são simples mas exigem disciplina.