A dificuldade de priorizar

Um dos maiores bens que possuímos na idade moderna é o tempo. Mas muitas pessoas não sabem ou não conseguem gerenciá-lo de forma adequada.

O principal problema não é quanto a se organizar, listar tarefas em uma agenda, colocar horários, etc. Isso muitos sabem fazer.  O problema é priorizar para além de ordenar as tarefas de forma a realizar as mais importantes primeiro  poder também saber o que fazer durante o tempo livre.

Aliás, uma das conversas que sempre tenho com minhas equipes -- ou mentorados -- diz respeito a como eles gerenciam seu tempo.

Alguns de nós gostam de ajudar a outras pessoas, gostam de se atualizar, possuem atividades outras além do trabalho e, como muitos outros, encontramo-nos sobrecarregados com as atividades diárias. Como nos organizar?

Há diversas teorias e maneiras. Gosto de aplicar algumas delas em paralelo. Começo com uma que diz para definirmos x atividades para executar durante o período (dia, semana, mês…). Minha escolha é de 3 atividades no dia. Essas 3 atividades são o mínimo que eu preciso fazer para ter a sensação de dever cumprido. O que são as atividades varia tanto em termos de tempo que demoram para ser executadas quanto em complexidade… Pode ser a elaboração de um documento, realizar um contato com um cliente / fornecedor difícil, reuniões com a equipe, visita a algum outro prédio ou algo como almoçar com Fulano, comprar algo e assim por diante.  O importante é que sejam tarefas realizáveis e relevantes para aquele dia em particular.

A segunda técnica que gosto de empregar diz respeito a quanto do meu dia devo planejar. Sabemos que interrupções vão existir. Sabemos que imprevistos vão surgir. Mas, esses fatos não devem impedir o cumprimento das 3 metas do dia. Eu planejo executar tudo entre 5h30 e 6h, de um dia de 8h de trabalho…  A base para isso foi uma pesquisa que li há algum tempo sobre o tempo que levamos para nos concentrar ao mudar de contexto (cerca de 30 minutos) e outra pesquisa que mencionava que as pessoas só eram produtivas durante 6h do dia…

A terceira técnica é a de GTD -- do inglês Getting Things Done -- que tem a teoria do "Inbox zero". Ao receber algo via email ou qualquer outro meio, analiso rapidamente a demanda.  Se é algo que posso endereçar em menos de 5 minutos, faço na hora.  Se é algo que vai demorar mais do que isso, agendo um horário para realizar a atividade.  Aplico as demais técnicas também -- arquivar, deletar, etc. -- mas a parte mais importante para este artigo é a que diz respeito ao agir rápido ou agendar um tempo.

A quarta técnica não poderia deixar de ser a delegação.  Delegue atividades.  A delegação traz diversos benefícios para quem delega e diversos benefícios para quem recebe essa delegação (o delegado).  Delegar é um fator importantíssimo para motivar, proporcionar novas experiências, dar oportunidades de crescimento, desenvolver. Além de tudo isso, ainda ajuda a assumir outras atividades que não poderiam ser realizadas se você estivesse fazendo aquilo que poderia -- e deveria -- ter delegado.

Por último, algumas regras de priorização quando você está correndo riscos de perder prazos de entrega (ou já os está perdendo):

faça primeiro as coisas que contribuirão para o atingimento de seus objetivos (pessoais, profissionais, etc. - as suas entregas)

em segundo lugar, desenvolva-se: assim você poderá realizar suas atividades de uma melhor forma e contribuir para ajudar outros a atingirem os objetivos deles

o que nos traz ao terceiro item: ajude os demais a realizarem as tarefas que cabe a eles

Se algo não vai ajudá-lo a atingir nenhum de seus objetivos, gaste o mínimo de energia e tempo possível com isso. Seu tempo pode ser melhor usado de diversas outras formas que não com coisas que não agregarão valor algum.

Mas, não pense que as regras acima são absolutas! Aplicadas ao extremo, levam a um aumento do egoísmo e isolamento. O seu tempo livre tem que contemplar interação e ajuda a outras pessoas. O que digo aqui, apesar de já mencionado antes, é apenas para recolocar o cronograma nos eixos. Quando tudo está em dia há uma alteração na ordem acima (não uma inversão e nem uma única possibilidade de alteração).  As técnicas que antecedem essas regras já destacam a enorme importância de envolver a equipe e interagir com eles ao invés de explorá-los e deixá-los apenas com o "resto" do tempo.

Mantenha-se sempre fiel aos seus valores, desenvolva sua equipe, use seu tempo com eles com sabedoria. Não se esqueça nunca do tempo para a família e os que te amam.  Há muito para fazer e assim como todas as demais pessoas do mundo você recebe 24 horas todos os dias para realizá-las.

Aproveite!