A dificuldade de priorizar

Um dos maiores bens da vida moderna é o tempo. No entanto, muitas pessoas não sabem ou não conseguem administrá-lo de forma adequada.

O problema principal não está em se organizar, listar tarefas em uma agenda ou definir horários. Isso muitos já fazem. A dificuldade real é priorizar: escolher o que deve ser feito primeiro e também decidir como usar o tempo livre.

Esse é um tema recorrente em minhas conversas com equipes e mentorados: como cada um gerencia o próprio tempo.

Gostamos de ajudar outras pessoas, de nos atualizar, de manter atividades além do trabalho. Mas, como tantos outros, acabamos sobrecarregados pelas demandas diárias. Como nos organizar?

Existem várias teorias e métodos. Costumo aplicar alguns em paralelo:

Começo com uma que diz para definirmos x atividades para executar durante o período (dia, semana, mês…). Minha escolha é de 3 atividades no dia. São o mínimo necessário para sentir que cumpri meu dever. Podem variar em tempo e complexidade: elaborar um documento, contatar um cliente difícil, participar de reuniões, visitar outro prédio, almoçar com alguém ou até resolver algo pessoal. O importante é que sejam realizáveis e relevantes para aquele dia.

A segunda técnica que gosto de empregar diz respeito a quanto do meu dia devo planejar. Interrupções e imprevistos sempre existirão. Por isso, planejo cerca de 5h30 a 6h de um dia de 8h de trabalho. Essa escolha se baseia em pesquisas: uma sobre o tempo médio para retomar a concentração ao mudar de contexto (cerca de 30 minutos) e outra que apontava que a produtividade real das pessoas gira em torno de 6 horas por dia. O essencial é garantir o cumprimento das 3 metas diárias.

A terceira técnica é a de GTD, do inglês Getting Things Done, que tem a teoria do “Inbox zero”. Ao receber uma demanda, analiso rapidamente:

• Se posso resolver em menos de 5 minutos, faço na hora.
• Se exige mais tempo, agendo. Também aplico técnicas de arquivar ou deletar, mas o ponto central é agir rápido ou reservar um momento específico.

A quarta técnica não poderia deixar de ser a delegação.  Delegar é indispensável. Beneficia quem delega e quem recebe a tarefa. Motiva, gera aprendizado, abre oportunidades de crescimento e libera tempo para atividades que não poderiam ser feitas se você estivesse preso ao que deveria ter delegado.

Por último, algumas regras de priorização quando você está correndo riscos de perder prazos de entrega (ou já os está perdendo):

1. Faça primeiro o que contribui para seus objetivos pessoais e profissionais.
2. Em seguida, invista em seu desenvolvimento, para executar melhor suas atividades e apoiar os outros.
3. Depois, ajude os demais a cumprirem suas responsabilidades.

Se algo não contribui para seus objetivos, dedique o mínimo de energia e tempo. Há formas mais valiosas de usar suas horas.

Essas regras não são absolutas. Aplicadas ao extremo, podem gerar egoísmo e isolamento. O tempo livre deve incluir interação e apoio a outras pessoas. O que proponho aqui é apenas um ajuste de rota quando os prazos estão em risco. Em condições normais, a ordem pode variar. As técnicas anteriores já reforçam a importância de envolver a equipe e interagir com ela, em vez de sobrecarregá-la com tarefas secundárias.

Mantenha-se fiel aos seus valores. Desenvolva sua equipe. Use o tempo com sabedoria. E nunca esqueça da família e das pessoas que o amam. Todos recebemos as mesmas 24 horas por dia. Cabe a você decidir como aproveitá-las.

Aproveite!